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Breve descrição do conjunto de ferramentas desenvolvida e utilizada por Ubiratan para análise dos arquivos Sintegra - Convênio ICMS 57/95
Este é um relatório gerado pelo programa que gera as omissões de entrada e saída de mercadorias.
Para fazer este processamento da mesma forma que o fisco executa, gera-se no Sistema de automação comercial de sua empresa
os arquivos Sintegra de janeiro a dezembro do mesmo ano, incluíndo o registro 74 (inventário) nos meses de janeiro e dezembro
conforme determina a legislação.
Exemplo: se for analisar os arquivos de 2008, deve-se incluir:
Com estes dados nos 12 arquivos do ano de 2008, em nosso exemplo serão efetuados os seguintes calculos para cada produto Efetua-se a leitura dos 12 arquivos e para cada código de mercadoria no registro:
Calcula-se:
[Inicial] = Valor que consta no inventário de 31/12/2007[Entrada] = Toda movimentação de entrada da mercadoria[Saída] = Toda movimentação de saída da mercadoria[Final] = Valor que consta no inventário de 31/12/2008De posse dos dados acima calcula-se:
[Qtde_fim_período] = [Inicial] + [Entrada] - [Saída]
Esta [Qtde_fim_período] é apurada de duas formas diferentes, a saber:
a- [Omissão_sem_949]. NÃO consideração movimentações com os CFOP´s 1949,2949,5949,6949, ..., ?949
b- [Omissão_com_949]. Consideração movimentações com os CFOP´s 1949,2949,5949,6949, ..., ?949
Estes CFOP´s 1949,2949,5949,6949, ..., ?949; são utilizados em NF de outras entradas, outras saídas, garantia e outras movimentações para as quais não há um CFOP específico. Deve-se verificar junto ao setor fiscal se as áreas de compra e vendas não cometem erros na utilização destes CFOP´s, pois em alguns casos, e principalmente por vício, por não acompanhar as mudanças na legislação ou por parametrização errada do sistema interno de automação comercial, ainda utiliza-se estes CFOP´s de forma indiscriminada quando a legislação já liberou um CFOP específico.
Isso se deve ao fato de que em algumas auditorias os fiscais não levam em consideração as movimentações de OUTRAS ENTRADAS ou OUTRAS SAÍDAS representadas pelos CFOP´s 1949,2949,5949,6949, ..., ?949.
Por isso listamos no relatório sempre as omissões com os dois calculos, nos exemplos abaixo explicaremos ambas as cituações e como utilizá-las em uma defesa ou como auxiliar a administração do estoque na utilização destas informações.
Depois comparamos esta [Qtde_fim_período] com o valor constante em [Final].
Se [Qtde_fim_período] = [Final] não houve omissão. Valor igual a zero (não é listado no relatório).
Se [Qtde_fim_período] > [Final] houve omissão de Entrada. Valor diverente de zero e positivo.
Se [Qtde_fim_período] < [Final] houve houve omissão de Saída. Valor diverente de zero e negativo.
Seguindo as orientações das fórmulas acima, vejamos agora alguns exemplos presentes na tela abaixo gerada por um de nossos programas Analisadores de arquivos Sintegra.
Exemplo 1:
Observe na Tela 1 - Análise de Omissões de Entrada, na segunda linha a mercadoria com código:
1014 - A.RAD CD P. Este Auto-rádio apresenta as seguintes quantidades:
[Inicial] = 9.00
[Entrada] = 23.00
[Saída] = 26.00
[Final] = 6.00
Usando a nossa fórmula temos:
[Qtde_fim_período] = [Inicial] + [Entrada] - [Saída]
[Qtde_fim_período] = [___9___] + [__23___] - [__26_] = [________6_______]
Comparando [Qtde_fim_período]= 6 com [Final] = 6 percebemos neste caso que não houve omissão.
Mesmo assim ele foi listado como tendo omissão. Observe as colunas:
consta a quantidade -1.00, pois NÃO considera as movimentações dos CFOP ?949. E como ficou negativo percebe-se que há em sua movimentação uma NF com CFOP 1949 ou 2949 de entrada com quantidade 1 que não foi levada em consideração no calculo da [Qtde_fim_período]. Ficando assim as [Entrada] com quantidade 22.00
consta a quantidade 0.00, pois considera as movimentações dos CFOP ?949. Não havendo omissão se levar em consideração os CFOP ?949.
A Tela 2 - Análise de Omissões de Entrada abaixo apresenta situação similar a anterior mas apresentando apenas as mercadorias que apresentaram omissao de entrada, oberve que na coluna
Todas as quanditades são positivas, exceto os itens da linha 32 e 37 que apresentam quantidade zero. Já os da coluna
, todos são positivos e inclusive os da linha 32 e 37.
A aplicação da fórmula explicada anteriormente se dá do mesmo jeito, pegue como exemplo o item da linha 1 com código 1009 A.RAD.CD PLAYER SONY CDXL 457X, esta mercadoria teve apenas 2 saídas, por isso apresentou como quantidade de omissão de entrada 2 na coluna . Como pode ter havido 2 saídas se a quantidade [Inicial] e a [Entrada] estão com quantidade zero.
O relatório apresentado abaixo na Tela 3 - Análise da Omissão de Entrada e Movimentação das Mercadorias funciona como o anterior, mas, além de apresentar as omissões de entrada lista para cada produtos os documentos fiscais (NF do registro 50 e as quantidades constantes no registro 54 e as quantidades presentes no registro 60R referente a Cupom Fiscal) dando subsídios para um auditoria rápida e confiável às quantidades de
[Entrada] e de [Saída] apresentadas, facilitando, tanto no processo de defesa de uma auditoria como em uma análise pela administração do estoque de possíveis causas para o problema da omissão de entrada apresentada.
Com relação ao controle de estoque, efetuado internamente pela empresa, normalmente utilizando um Sistema de Automação Comercial, a administração do estoque em muitos casos tem as quantidades de seus produtos apuradas corretamente nestes Sistemas, mas não têm ferramentas para avaliar se todas as movimentações de entrada e saída permitidas pelo seu sistema serão levadas em consideração por uma auditoria fiscal efetuada por agente autorizdo do Estado.
Neste ponto a administração do estoque só toma conhecimento de tais problemas quando a empresa já esta sob fiscalização, e como os tempos definidos pela Legislação de ICMS e aplicados pela fiscalização para ajuste das notificações confirmados pelo auditor fiscal normalmente são pequenos, fica este sem condições de apurar corretamente o que houve.
Alguns casos muito comuns visto por mim em diversas empresas usando diversos Sistemas de Automação Comercial e em diversos ramos de atividades e que causam omissões de entrada ou saída e que internamente no Sistema de Automação não apresenta o problema são:
♦ Quantidade de dígitos do código do produto = O Sistema de Automação Comercial permite o cadastramento de produtos com mais de 14 caracteres, enquanto que no Sintegra só são permitidos 14, caso por exemplo que haja produtos cadastrados com os seguintes códigos:
CCCCCDDDDD1234XYZ
CCCCCDDDDD1234X
CCCCCDDDDD1234WWO
como para o Sintegra apenas os 14 primeiros digitos são validos (padrão EAN-13, conforme consta no item 14.1.6.1 MANUAL DE ORIENTAÇÃO PARA USUÁRIOS DE SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE DADOS (efeitos a partir 01/01/04));
♦ Troca código de produto = O Sistema de Automação Comercial permite efetuar a troca do produto com código AAAAA pelo código BBBBB;
♦ Transferência de estoque entre produtos = O Sistema de Automação Comercial permite transferir a quantidade em estoque do produto AAAAA para o produto BBBBB, mantendo os dois códigos mas alterado suas quantidades;
♦ Erro do usuário na geração do arquivo Sintegra informando datas incorretas, por exemplo esquecendo de informar 29 de fevereiro em ano bissexto ou se atrapalhando ao coloca data final 30 em um mês de 31 dias;
♦ Erro do usuário na geração do arquivo Sintegra deixando de marcar opções que geram os registro 74 em janeiro e dezembro, esquecendo de marcar o registro 54 ou o 60R;
♦ Erro do usuário, deixou de digitar determinada NF de entrada que ficou na esquecida na gaveta, por vezes não sendo mais digitada, ou em outros casos como por exemplo a NF era de dezembro, como foi esquecida, foi digitada em janeiro do ano seguinte;
♦ Erro do usuário, digitou a NF 67890 série 10 quando o correto era 1, quando foi conferir não encontrou a NF com a série 1, pensando não ter digitado inclui novamente a NF no Sistema;
♦ Erro no cruzamento de informações: a empresa tem um Sistema de Automação Comercial que controla o estoque de peças e onde é gerado o Sintegra, porém como a contabilidade é terceirizada, esta contabilidade redigita os documentos para a geração dos Livros de Entrada, Saída de Mercadorias, Apuração de ICMS, DMA, etc.; ocorrendo em muitos casos divergências de datas de documetos, valores de total de NF, base de calculo de ICMS. Este erro não afeta o calculo das omissões de entrada e saída mas como causa diferenças entre os valores do Sintegra e dos livros oficiais da empresa que tem que ser encadernados, é um erro passível de multa segundo o Regulamento de ICMS;
♦ Falha no Sistema de Automação Comercial que permita por exemplo devolver um produto que já havia sido devolvido, efetuar a saída de um produto cuja quantidade em estoque não seja suficiente;
♦ Erro do Sistema de Automação Comercial na geração do arquivo Sisntegra, gerando informações incorretas ou faltantes. Neste caso há duas variações: há situações em que as informações estão corretas no banco de dados da empresa e apenas foi lida incorretamente pelo programa que gera o Sintegra e o segundo os dados já estão gravados incorretamente ou já estão faltando no banco de dados;
Com tudo isto o relatório apresetado na Tela 3 (abaixo) ajuda na identificação de possíveis divergências entre quantidades apuradas por autidor fiscal ou mesmo por auditoria interna para apurar discrepâncias entre as quantidade presentes no Sintegra e no Sistema de Automação Comercial.
Abaixo na Tela 4 - Exemplo de erros detectados pelo Analisador Sintegra, exemplo de alguns erros detectados em vários registro por uma das ferramentas utilizadas. Apesar do idel ser efetuar a correção diretamente no banco de dados da empresa utilizando seu Sistema de Automação Comercial, o programa pode, se necessário efetuar automaticamente, e diretamente no arquivo txt fornecido várias correções.
Na Tela 5 - Resumo de valores gerados a partir da Análise do Arquivo Sintegra, uma das ferramentas gera um resumo com os valores constante nos diversos registro que compõem o arquivo Sintegra, transformando-o em um relatório de fácil leitura onde constam:
Dados da empresa;
Valores por CFOP;
Valores Totais de Entradas e Saídas Dentro e fora do Estado;
Valores de Compras, Vendas, Transferências, Devoluções, Frete, etc., realizadas dentro e fora do Estado;
Valores das operações com Cupom Fiscal;
Valor Total do Inventário;
Quantidade de codumentos cancelados;
As informações contidas neste Resumo são de grande importância para acompanhamento de auditorias em que o fiscal contesta os valores apresentados no Sintegra da Empresa, permitindo que se faça comparativo com os valores presentes nos Livros de Entrada e Saída de Mercadorias, Livro de Apuração, DMA, etc.
Na Tela 6 - Resumo de valores por CFOP exportado para o Excel, exemplo de valores exportado por uma das ferramentas para o Excel contendo os valores Totais dos registros constantes no Sintegra por CFOP
Na Tela 7 - Relação de Notas Fiscais Canceladas exportada para o Excel, exemplo de informações sobre documentos cancelados exportado por uma das ferramentas para o Excel.
Na Tela 8 - Tela do Analisador Sintegra ysinbira, exemplo de tela de uma das ferramentas utilizadas para a geração dos dados aqui apresentados.
→ Os arquivos Sintegra a ser analisados devem ser renomeados para um padrao usado pelo programa: exemplo o arquivo Sintegra do mês de janeiro de 2008 deve estar com o nome: WWWW0108.TXT, onde WWWW são fornecidos junto com o programa, 01=janeiro e 08=2008
→ Para a geração de quaquer dos relatórios gerados pelas ferramentas que utilizo basta criar uma pasta qualquer, copiar os arquivos sintegra a serem analisados para ela, e rodar o programa.
→ Os relatórios são gerados em formato HTML que pode ser lido diretamente pelo Internet Explorer, Firefox, Mozila, etc.
→ Não há a necessidade de efetuar instalação dos programas no Windows, basta copiar na pasta e executar.
→ Em 95% dos casos não há a necessidade de responder a nenhuma pergunta nem mudar nenhum parametro, apenas informar o ano a que pertence os dados dos arquivos Sintegra, e logo em seguida os dados são processados.
Na Tela 9 - Tela do Analisador Sintegra Qsinbira, exemplo de tela de uma das ferramentas utilizadas para a geração dos dados aqui apresentados.
Onde estão sendo processados 12 arquivos referente ao ano de 2003, onde são lidos e processados em menos de 2 minutos mais de 150000 registros.
Pode-se ver na coluna Lidos que em cada mês o arquivo sintegra lido tem entre 17.000 e 28.000 linhas em cada mês, e mesmo assim o tempo decorrido para conclusão foi de menos de dois minutos.
